Her er 5 (relativ) nemme skridt på vejen til sunde projekter

Det er jo længe siden, at denne blog blev oprettet, men det har været én af de ting, der har måtte vente pga. travlhed i 2012. Og det er jo både godt og skidt. På den ene side har der være rigeligt at lave, og på den anden side har min blog, hvor jeg vil skrive om “projektledelse i virkeligheden” måtte vente.

Men stærkt inspireret af den Writers Workshop, som Christina Klitsgaard afholdt den 10/1-13, hvor jeg virkelig fik blod på tanden, og det stod klart, at dårlige undskyldninger for ikke at skrive netop er…. dårlige undskyldninger, så er jeg klar til at gå igang.

Og hvorfor så lige “projektledelse i virkeligheden”? Det er simpelthen fordi jeg med mine +20 års erfaringer som projektleder må sande, at selv de bedste projektmetoder og selv det bedste projekt-sw ikke kan redde projekter fra at gå galt. Alligevel er det en udbredt opfattelse, at når bare man har nogle skabeloner, som alle i projektafdelingen anvender, så er man på sikker grund. Men sådan er virkeligheden bare ikke. Projekter kører af sporet i næsten lige så stort omfang som for 10 eller 20 år siden, selvom metoder og sw løbende forfines. Det har man faktisk målt på. Jeg har et bud på hvorfor.

En robust projektmetode er naturligvis den bedste grobund for at skabe stabil projektsucces, men ethvert projekt lever i en organisation, der er mere eller mindre projektmoden, er mere eller mindre struktureret og har gode eller mindre gode (eller måske ingen) arbejdsprocesser.

Leder man projekter i en “rodebutik”, hvor der ikke er styr på processerne, og hvor projekter kun bor i projektafdelingen, og projekttankegangen ikke gennemsyrer hele organisationen, så er sandsynligheden for at fejle i form af overskridelse af tidsplaner og budgetter overhængende, ligesom kvaliteten og resultatet af projektet sjældent bliver præcis det, som man har forventet.

Men hvad gør man så? Her har man brugt tid og penge på at få indarbejdet en fælles projektmetode, statusrapporter sendes til ledelsen i læssevis og der afholdes møder i et væk, og lige lidt nytter det – projekterne går stadig galt!

Svaret er, at man kan gøre flere ting på samme tid. For at lykkes bedre med sine projekter, skal man bl.a. arbejde på at fjerne den misforståelse, at projekter kun lever i projektafdelingen. Det er et organisationsanliggende, og projekttankegangen bør gennemsyre hele organisationen fra top til bund. Alle har et medansvar for at få projekter til at lykkes. Det er ikke kun projektlederens. Og projekter er nok kommet for at blive, så det er bare med at komme i gang.

Sådan en kulturændring tager tid, og forudsætningen for at lykkes er i første omgang, at ledelsen forstår, at der kan ligge et organisatorisk problem til grund for manglende projektsucces, og at ansvaret for at facilitere en kulturændring faktisk ligger hos dem. Denne ændring vil være ekstrem vanskellig at gennemføre bottom-up, og vil heller ikke lykkes “pr. dekret” top-down. Derimod er første skridt på vejen at erkende, at selv den bedste og mest erfarne projektleder ikke kan lykkes i en umoden organisation, hvor der ikke er de nødvendige kompetencer tilgængelige, og hvor ledelsen ikke er sig sit ansvar for organisationens projekter bevidst. Enten som styregruppemedlemmer eller sponsorer.

Her er 5 (relativ) nemme skridt til at få et første overblik:

1. Få styr over din projektportefølje og prioritér den.
2. Lav en kategorisering på baggrund af projektkompleksitet
3. Få styr over dine projektledere, og lav en kompetenceanalyse
4. Beslut, hvilke kompetencer, der skal til for at drive hvilke projekter
5. Tag kun det antal projekter ind, som projektorganisationen kan absorbere

Ved man ikke selv, hvordan man skal tage fat på dette, så få hjælp udefra. Har man styr på ovenstående, så er der rigtig mange penge at spare. År efter år efter år.

I mit næste indlæg vil jeg skrive om hvorfor man ofte “går død” i de store projektmetoder, f.eks. PRINCE2, hvorfor projektmetoder somme tider kan gøre mere skade end gavn, og hvad man kunne overveje at gøre i stedet for det veritable metode “overkill”, som ofte ses.