De fejl du ikke må begå, når du skal kommunikere i projekter

20% af alle projekter fejler på grund af dårlig eller manglende kommunikation

…..og man gør ikke ret meget ved det!

Der er længe blevet forsket i, hvorfor projekter fejler. Fejlraten på 46% er stadig uhyggeligt høj .

Det er ikke fordi man ikke har projektstyringsværktøjer
Det er ikke fordi man ikke har projektmetoder
Det er ikke fordi man ikke har certificerede projektledere

Men hvorfor går det så galt?

Forskning på området har vist, hvad der har størst betydning for den generelle projektsucces. Her er de 3 vigtigste ting:

  1. Rettidig og effektiv kommunikation
  2. Ledelsesopbakning til projektet
  3. Agilitet i organisationen

Det lyder måske nemt nok, og på papiret findes en eller flere af disse ting i alle organisationer. Ser man måske nogensinde en projektmetode uden en beskrivelse af, hvordan kommunikationsplanen skal se ud? Nej vel? Men alligevel halter det voldsomt med den effektive kommunikation.

Styregrupper bliver nedsat for de fleste projekter. Det betyder da ledelsesopbakning? Eller gør det? Ofte er styregruppens rolle og ansvar ikke aftalt i organisationen, og i stedet optræder medlemmerne som afdelingsrepræsentanter frem for at varetage projektets tarv.

Agiliteten kniber det meget med. Mange mener, at de kører agilt, hvis de har udnævnt en Scrum Master og mødes dagligt ved et “Scrum board”, men dette er ikke et Scrum projekt.

For at blive mere organisatorisk agil må man også have agilitet ind i projektstyringen og gøre op med hangen til metode for metodens skyld, samt stoppe afholdelse af de mange endeløse og ofte resultatløse møder. Gør man, som man plejer, så er man ikke mere agil end man var før, man oprettede sit “Scrum board” og udnævnte Scrum Masteren.

Hvad stiller man så op, hvis man gerne vil lykkes bedre på disse 3 kritiske områder?

Det gør man blandt andet ved at eksekvere sin kommunikationsplan! Ofte er der brugt meget energi på at overveje kommunikationsformer, lave interessentanalyser, og hvis man er rigtig grundig, beskrive hvor tit man skal kommunikere, og hvornår man skal starte kommunikationen. Men hvad sker der med planen, så snart projektet er i gang? Den ryger ned i skuffen for aldrig at blive taget op igen. Nu skal man jo i gang med “det rigtige projektarbejde”….

Den går ikke! Kommunikationsplanen skal op på skrivebordet igen. Der skal arbejdes aktivt med planen, og det er ikke nok, at kommunikere med sit projektteam og lejlighedsvis med styregruppen. Det er heller ikke nok, at kommunikere pr. mail eller på intranettet, og så regne med at modtagerne har set og forstået alt.

Vidste du i øvrigt, at mails er den mindst effektive kommunikationsform? Når dit mail er forsvundet ned “under skærmen” på modtagerens PC, så er det oftest både ude af øje og ude af sind.

Virkningsfuld kommunikation tager tid, men tiden mere end vindes ind igen, fordi man undgår misforståelser og fejl.

De 3 kritiske punkter handler faktisk alle om kommunikation.

1. Rettidig og effektiv kommunikation

Betyder, at du med kommunikation får banet vejen for dit projekt, skabt positiv omtale og afstemmer forventninger. Ikke kun hos styregruppen, men også hos slutbrugerne, og andre, der bliver påvirket af det nye, der er under vejs.

Ved målrettet kommunikation, særligt ved møder ansigt til ansigt, kan du holde dig tæt på dem, der er negative, måske direkte fjendtlige overfor dit projekt. Du kan med tiden demontere den tikkende bombe, der ligger i, at folk spreder negativ omtale af dit projekt.

Med kommunikation kan du skabe alliancer, der bidrager med positiv omtale i stedet. Og så skal du selvfølgelig kommunikere med leverandører, kunder eller andre, der har indflydelse på dine projektresultater.

2. Ledelsesopbakning til projektet

Hvordan kan ledelsen/styregruppen bakke op om et projekt, hvis de ikke er klare over, hvad de forventes at skulle bidrage med, og hvilken form for opbakning projektlederen efterspørger?

Projektlederen skal kommunikere med ledelsen og fortælle hvilke positive resultater, der kan skabes, med lidt hjælp fra deres side, og ikke mindst hvad man ønsker deres hjælp til og hvordan. Det har f.eks. væsentlig mere vægt, hvis ledelsen kommunikerer hvilke forandringer, et givent projekt vil introducere, frem for at lade projektlederen selv stå for denne kommunikation.

3. Agilitet i organisationen

Det giver ikke optimal effekt, at ens projekter kører agilt, hvis resten af organisationen ikke er agil. Men agilitet i projekter betyder trods alt daglig kommunikation mellem den agile projektleder og projektteamet, og man kan reagere med dags varsel på opståede problemer. Kommunikation medvirker i denne sammenhæng til risikominimering og giver større kvalitet i projektresultaterne.

Kommunikation i projekter er et stort emne, og det vil ikke være sidste gang, at jeg tager det op. Som afslutning denne gang får du her min liste med 3 alvorlige fejl, som du ikke må begå i din projektkommunikation:

  1. Du har lavet en kommunikationsplan, men “du har ikke tid” til at eksekvere planen.
  2. Du undlader at inddrage ledelsen og tør ikke insistere på at få deres opbakning
  3. Du tror, at mails eller en informationsside på intranettet er tilstrækkelig , og at folk “regner den ud”

 Løsningen: Vær altid grundig med din kommunikationsplan, vælg dine kommunikationsmidler med omhu, eksekvér planen og kræv ledelsens opbakning

 

 

 

About Annette V

Projektchef, Scrum og Kanban træner og coach. Foredragsholder og artikelskriver. Grundlægger og ejer af Xvoto ApS
This entry was posted in Forventningsafstemning, Kommunikation, Projektledelse, Projektmetode, Uncategorized and tagged , , , , . Bookmark the permalink.

2 Responses to De fejl du ikke må begå, når du skal kommunikere i projekter

  1. Anja says:

    Hej, jeg faldt over det her spændende indlæg. Er det en bestemt undersøgelse, der er refereres til i forhold til de 20 procent, der nævnes i indledningen?

    • Annette V says:

      Hej Anja,
      Tak for din kommentar. De 20%, der nævnes kommer fra Project Management Institutes årlige rapport, hvor de offentliggør resultatet af den undersøgelse, som de laver blandt +3000 virksomheder verden over. Du kan finde rapporten “Pulse of the Profession”, som er lavet gennem de seneste 10 års tid på http://www.pmi.org. Du kan søge på “pulse report”.

      Der er i øvrigt rigtig meget information at finde på pmi.org, dog er der noget information, white papers m.v., som kun er tilgængelige for medlemmer.

      god læsning og godt nytår.

      Hilsen Annette

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s